— Назначили встречу для того чтобы решить, когда будет следующая встреча?
— Опять синк? Да мы и так все время разговариваем!
— Можно я лучше поработаю?
Это происходит по разным причинам: перегрузка людей, плотное расписание встреч, неэффективные коммуникации, недоверие в группе, низкий уровень лидерства, а также непонимание ценности встреч.
Встречи крайне необходимы. Это пространство для выработки общих решений и улучшения взаимодействия. Без встреч и совместной работы группе сложнее стать эффективной командой. И, конечно, встречи — это тоже работа!
Если вы видете подобный паттерн, то, скорее всего, группа находится на стадии форминга (или раннего шторминга), не умеет выдавать обратную связь и решать проблемы самостоятельно.
Что может сделать фасилитатор в такой ситуации?
1. Не принимайте жалобы участников на свой личный счет. Скорее всего, они жалуются не на ваши действия, а кричат о помощи. Не всегда люди в ресурсе и способны выдать конструктивную обратную связь - «Я устал от неэффективных встреч, давайте изменим это и это». Возможно, группа не обсуждала проблему открыто, и это всего лишь способ привлечь внимание к ней.
2. Не игнорируйте эти высказывания. Сформулируйте свое наблюдение и вопрос группе, чтобы помочь участникам глубже осознать своё отношение к данной ситуации и найти способы решения.
Пример: Я заметила, что Вася сообщил о большом количестве встреч, и несколько участников его поддержали. Что вы думаете об этом? Что бы мы могли сделать вместе, чтобы облегчить ситуацию? Что мне следует учесть, чтобы встреча прошла эффективно?
3. Подумайте, как можно поработать с ментальными установками, которые запускают этот паттерн. Как можно сместить фокус внимания на то, чего участники не замечают? Поисследуйте эти фразы вместе с группой.
Пример: Означает ли это, что на встречах вы не работаете? Это интересный вопрос, а чего не хватает встрече, чтобы на ней можно было эффективно поработать? Правильно ли я понимаю, что встреча исключает возможность поработать? А зачем тогда мы проводим встречи в рабочее время?
4. Попробуйте подсветить, что ответственность за проведение встречи на группе. Покажите возможные варианты событий и уточните, насколько необходимо проводить эту встречу сейчас.
Пример: Что произойдет, если мы отменим встречу? Позвольте уточнить, а зачем нам нужна эта встреча, в чем ее цель? Что произойдет, если мы перенесем ее на более удобное время? Можем ли мы прийти к желаемым результатам более узким составом или в другом формате?