участники явно демонстрируют, что не понимают цели встречи и путаются в повестке
на встречу забывают позвать важного участника
неясны итоги встречи, разговаривали долго, а результата как будто нет
есть жалобы на неэффективность встреч
Это признаки того, что участники по-разному понимают cуть конкретной встречи. Вы можете предложить синхронизировать это понимание, используя один очень простой канвас. Он состоит из следующих разделов:
Название встречи
— Как мы называем эту встречу?
Цель
— Для чего мы проводим эту встречу?
Участники
— Кто обязательный участник, без кого нет смысла проводить встречу?
— Кого можно позвать, но не обязательно?
Вход
— Что нужно принести на встречу?
— Что нужно подготовить к этой встрече?
Выход
— Что мы унесем с этой встречи?
— Что должно получиться на выходе встречи?
Параметры встречи
— Сколько длится встреча?
— Как часто проходит?
— Где проходит?
Агенда
— Как проходит встреча?
— Что должно случиться на встрече, чтобы мы достигли ее цели?
Вы можете включить в этот канвас другие дополнительные вопросы, которые будут ценны для вашей ситуации.
Как заполнять канвас?
Определите список встреч, по которым вы хотите синхронизироваться.
Дайте участникам 5 минут, чтобы заполнить канвас по встрече индивидуально.
Последовательно обсудите каждый раздел. Если есть противоположные идеи, выслушайте их и попробуйте привести группу к единому понимаю по каждому пункту. Это самый важный этап, и вам потребуется все ваше фасилитаторское мастерство. Обязательно зафиксируйте итоговую договоренность и проверьте, что все согласны c ней.
Заполните канвасы по всем встречам.
Обсудите как и когда вы будете возвращаться к этим договоренностям.
Мы вешали итоги прямо на стену в комнате команды. Также можно разместить их в Miro, на доске конкретной встречи, чтобы было удобно возвращаться к ним прямо на встрече.
Как еще использовать?
Можете проанализировать эти канвасы на предмет избытка или нехватки конркетных встреч.
Например, если вы замечаете явное дублирование в целях и агенде. Например, вы заметили похожую формулировку «Синхронизироваться по статусу работ». Спросите, в чем отличие этих встреч, не дублируют ли они друг друга? И что произойдет, если отменить одну из них?
Или, наоборот, вы явно видите, что команда упускает какой-то важный аспект, и он нигде не прозвучал. Например, обсуждать архитектуру и выбирать технические решения. Уточните, на какой из встреч и как команда будет это делать.
Оксана Сливинская