Open Space — один из распространенных форматов структурирования крупных встреч без единой цели. Его гибкость и простота позволяет организовать работу группы от 15 до 200+ человек как в онлайне, так и в оффлайне. Оупен спейс часто используется для организации конференций и коуч кэмпов. Но в чем же именно заключается его «простота»?
Правила и структура Open Space В основе формата лежат четыре важных правила:
Все, кто сейчас здесь — это нужные люди.
Все, что случится — это то, что должно было произойти.
Любое время начала — это правильное время.
Процесс заканчивается сам. Оупен спейс подразумевает формирование агенды встречи с участниками прямо на месте. Это происходит следующим образом: 1. Группа знакомится с расписанием встречи (общее время, количество и продолжительность слотов, время перерывов); 2. Участники обдумывают и записывают темы, которые они хотели бы предложить к обсуждению. Как правило, на данный этап даётся до 20 минут, количество идей не ограничивается; 3. Далее, все желающие представляют свои идеи и отвечают на вопросы аудитории. У каждого спикера не более 5 минут; 4. Если предложений больше чем слотов, выделяем порядка 10-15 минут на dot voting. В противном случае, в агенду можно включить все идеи и дать участникам проголосовать «ногами»; 5. Как только сетка сформирована, авторы могут финально скорректировать время и место своей темы, чтобы они тоже смогли посетить интересные им слоты. Каждое изменение лучше валидировать с группой посредством consensus check.
Но где же здесь фасилитатор? Основная задача фасилитатора в рамках Open Space — познакомить группу с форматом и правилами, организовать процесс знакомства участников, помочь сформировать агенду и напоминать о тайминге. Помимо правил, на «входе» обычно задана общая продолжительность встречи, допустимое количество параллельных треков и продолжительность каждого слота. Поскольку формат предполагает наличие человека или группы, предложивших тему для обсуждения, ответственность за структурирование работы в рамках самих слотов обычно возлагается на них. Выделенный фасилитатор может привлекаться по необходимости.
Sprint Review в формате Open Space В компании PandaDoc мы используем данный формат при проведении Обзора Спринта в рамках LeSS Huge. Число участников данной встречи может доходить до трёхсот. Вот как это происходит:
Поскольку встреча регулярная и проводится онлайн, формирование агенды наших Ревью происходит заранее в асинхронном формате. За несколько дней до встречи, мы размещаем в открытом доступе расписание встречи, в котором команды сами выбирают подходящий слот и добавляют описание того, что они планируют представить. Miro-доска со стикерами отлично справляется с этой задачей, но можно использовать и другие инструменты.
Ревью проходит в Zoom и открывается напоминанием о целях данной встречи, формате и правилах Open Space и питчами от представителей разных Requirement Areas. В его рамках, они делятся короткими апдейтами о состоянии бизнеса и рассказывают что именно будет представлено сегодня и в какой комнате.
Далее открываются брейкаут комнаты и стартуют четыре параллельных трека, для каждого из которых заранее собрана агенда из четырёх слотов. Стейкхолдеры и другие участники имеют возможность свободно перемещаться между комнатами и всегда могут обратиться к расписанию встречи чтобы выбрать наиболее интересные для себя темы. Не считая закрытия комнат в конце Ревью, наш оупен спейс «заканчивается сам» в соответствии с правилами.
Обыкновенная магия Помимо наших Обзоров Спринта, в этом году я успел очно поучаствовать в оупен спейсах на двух конференциях, LeSS-коуч кэмпе и применить его в рамках одной из стратсессий. Эффективность и лёгкость этого формата превращают каждый мой опыт участия в нём в огромное удовольствие и ощущаются как настоящая магия.
Денис
Денис